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校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)設計分析論文
高校校園辦公系統(tǒng)涉及多個部門，如總務處、財務處、教務處與招生辦等。傳統(tǒng)校園辦公系統(tǒng)下，各部門主管負責分配任務，明確各個部門應負責的事項和應統(tǒng)籌的數(shù)據(jù)。由于學生人數(shù)多，人工核對數(shù)據(jù)難免出錯，且效率相對較低下，由此一來，數(shù)據(jù)使用方便可能做出錯誤決策，對校園辦公產(chǎn)生沖擊。因此，有必要充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術力量，構建以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)。之所以創(chuàng)建這個系統(tǒng)，主要在于該系統(tǒng)具有以下完善的功能：工作流應用。該功能有利于一組人員合理地進行工作交互，使學生、教職工數(shù)據(jù)實現(xiàn)有序化處理；異地辦公。以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)能支持用戶隨時隨地訪問并進行數(shù)據(jù)管理；信息錄入。學生和教職工的姓名、電話、錄取專業(yè)等多種信息只需要輸入，便能實現(xiàn)多級權限自動分配，使不同用戶了解自身權限范圍內(nèi)的學生和教職工情況，加之該系統(tǒng)具有信息查詢與打印功能，便于用戶及時調(diào)取數(shù)據(jù)或者對數(shù)據(jù)進行修改；數(shù)據(jù)共享。系統(tǒng)內(nèi)部同一權限的用戶能夠查詢并打印所需要的數(shù)據(jù)，或?qū)?shù)據(jù)導出成電子表格，抑或是對其進行二次編輯并歸檔；用戶內(nèi)部溝通。系統(tǒng)支持不同用戶通過系統(tǒng)內(nèi)部信息交流平臺及時發(fā)送互動信息，全面提升工作效率，減少電話溝通。然而，以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的以上功能還有待進一步完善，或做進一步設計與開發(fā)，這也是本篇文章探討的重點。
一、設計系統(tǒng)功能模塊，明確校園辦公系統(tǒng)的整體架構
以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)應細化成五大模塊，一是信息錄入模塊，二是信息管理模塊，三是信息查詢模塊，四是信息打印模塊，五是內(nèi)部留言模塊。其中最關鍵的是信息管理模塊。為了提高用戶處理數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)的效率，設計時針對部門差異設置相應的用戶權限。不同權限下能看到的數(shù)據(jù)不同，但僅有符合用戶權限范圍時，用戶才能對其數(shù)據(jù)進行更改與調(diào)整。
二、設計各部門的權利權限，做好相應的權限分配
不同部門具有的系統(tǒng)功能設計完成后，還應做好獨立權限設計。此設計應根據(jù)各部門的具體工作職能來明確。其中，招生辦主要負責輸入新生的基本信息；教務處負責核對、調(diào)整、確認學生和教職工的信息，應具有一定的數(shù)據(jù)修改權限；學工處負責學生與教職工的宿舍安排與住宿狀況更改；各系部對本系學生的各項信息進行輸入，并做好專業(yè)分配；財務處需統(tǒng)籌學生住宿、系部學生登記情況，制作相關收費表格，并落實相關收費工作；總務處重在發(fā)放各種用品，每種用品都要有財務收據(jù)才可操作，且數(shù)據(jù)應掃描并輸入到辦公系統(tǒng)內(nèi)，以防止紙質(zhì)數(shù)據(jù)丟失無法找回。
三、設計簡化的業(yè)務流程，提高數(shù)據(jù)等管理效率
以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)使用前必須要求用戶登錄，且每個用戶權限均由超級管理員進行分配。其具體設置如下：首先是信息錄入，主要指錄入本校學生的各項基本信息。這些信息只有招生辦用戶有權登錄操作，其他部門的用戶不得登錄該模塊錄入或修改學生基本信息；其次是信息管理。不同部門根據(jù)超級管理員分配中俄權限管理操作學生信息與數(shù)據(jù)；再者，設置每個已登錄用戶都能應用的信息查詢、打印、內(nèi)部留言板塊。因為信息管理是以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的關鍵，所以應適當?shù)叵拗破渲幸恍┝鞒獭Ｈ缲攧仗幵谒奚岬怯洸块T、系部暫未確定學生數(shù)據(jù)情況時，無法跨越以上兩個流程對下達收費要求，并進行收費登記；同理，在財務部未對財務數(shù)據(jù)點擊確定時，總務部不能發(fā)放相關用品。
四、設計系統(tǒng)各項細化數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)專項管理效率
一般而言，以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)應包括六個細化的數(shù)據(jù)庫，每個細化數(shù)據(jù)庫有一個對應的表格。具體來看，一是由Admin超級管理員負責統(tǒng)籌各個用戶及其權限的數(shù)據(jù)表；二是與專門分配、落實等有關的Class專業(yè)設置表；三是用戶互動溝通的Gbook留言簿表；四是防止下載的NoDownload數(shù)據(jù)表，該數(shù)據(jù)內(nèi)含長二進制的文件；五是User部門用戶表；六是針對學生的StudentInfo學生信息表。
五、設計錄入信息的具體項目，增強信息的完整性
以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)在信息錄入方面應盡可能分配好以下細項：學生的姓名與性別、政治面貌、家庭地址、畢業(yè)學校、家長姓名、聯(lián)系電話、學制、錄取專業(yè)、錄取狀態(tài)、郵政編碼、備注等。同時設置該模塊僅由招生辦用戶可登錄錄入、修改和刪除，從而提高信息管理的嚴謹性。
六、設計信息管理、查詢與打印
以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)應設置信息管理、查詢與錄入功能，其中信息管理模塊上，使用戶登錄后能對相應權限下的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理，包括對學生信息進行管理、對繳費信息進行確認等；信息查詢設置兩種查詢方式，一是編號查詢，二是姓名查詢，同時，支持模糊查詢。如嵌入關鍵詞“陳”，便能查詢到歷來與“陳”有關的學生、教職工的信息與數(shù)據(jù)；信息打印設計與上相似，既可準確查詢，又支持模糊查詢。系統(tǒng)設計時，要盡可能細分打印模塊，如將繳費金額分一打印模塊、用品發(fā)放情況分一打印模塊。
總而言之，以B/S結構為基礎的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)應盡可能發(fā)揮自身功能，將數(shù)據(jù)資源、人工操作、校園辦公事務相互聯(lián)合起來，形成協(xié)同辦公系統(tǒng)，從而極大程度地提高校園協(xié)同辦公效率，增強校園辦公系統(tǒng)用戶的高效工作體驗。
參考文獻:
[1]趙宇星.基于B/S架構的智能協(xié)同辦公系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].《吉林大學》,2014.
[2]胡雯.基于B/S架構的辦公自動化管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].北京郵電大學,2014
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