董事長辦公室秘書崗位職責(zé)及工作流程

董事長辦公室秘書崗位職責(zé)及工作流程

工作內(nèi)容

工作要求

工作流程

一、·· 辦公室

內(nèi)  務(wù)

1、辦公環(huán)境

明亮整潔

一塵不染

家具擺放整齊

辦公桌無文件累積

文件整齊規(guī)范

圖書排放整齊

1、  每天準(zhǔn)時(shí)上班。

2、  開窗通風(fēng)。

3、  清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。

4、  清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

5、  為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時(shí)）。

6、  每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門窗、電源等。

7、  及時(shí)清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過夜。

8、  每兩周吸塵一次。

2、文件管理

流程齊全

分類合理

處理及時(shí)

管理規(guī)范

1、  對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別，并分類登記，再分別辦理。

2、  外來紅頭文件：填寫收文處理單，向周浦秘書辦索要收文編號(hào)，及時(shí)送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。

3、  內(nèi)部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi)，便于董事長看閱。

4、  外來公函、通知及文字資料：及時(shí)送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。

5、  內(nèi)部通知、報(bào)告：及時(shí)送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。

6、  公司各部門（單位）送交董事長簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時(shí)傳遞辦理。

7、  重要的和緊急的文件，須提醒董事長。

8、  每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄。

9、  根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。

二、來賓接待

彬彬有禮

熱情接待

1、  笑臉相迎，茶水相待。

2、  詢問來賓情況：來訪目的，有無預(yù)約及身份情況等。

3、  索要名片。

4、  及時(shí)向董事長請(qǐng)示。

5、  按董事長意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水）。

6、  根據(jù)客人來訪時(shí)間及職務(wù)等級(jí)，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見后確定是否客餐、宴請(qǐng)。

三、會(huì)務(wù)服務(wù)

1、  董事會(huì)

準(zhǔn)備充分

安排周全

接待周到

組織完善

1、  會(huì)議議程的擬定。

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